海外視察は目的を明確に

視察旅行とは、企業が新規事業開発や業績アップを行う上で行う市場調査を行うこと。技術、サービスなどを学ぶため、国内外へ「視察」目的ででかけていくことをいいます。

漫然と出かけていくと必要な情報が得られないばかりか、経費ばかり掛かって成果をあげられないのでは意味がありません。税務上、経費として認めてもらうためには「目的」をしっかり定めて実施することが重要です。

今回は海外視察に絞って幹事さんのお役立ち情報をご紹介していきましょう。

視察旅行とは?

海外への視察旅行とは

視察旅行とは、国内外の見本市や展示会、カンファレンスなどに参加したり、先進の技術を持つ工場や関連施設などの訪問する旅行です。企業の場合は自社の事業発展のため、技術研究や業界分析、商材発掘などを目的に行います。

近年は企業だけでなく、地方自治体や地方・国会議員なども、積極的に視察を行う様になってきています。

視察旅行には視察者が実際に技術を肌で感じることで、メディアを通してでは得られない生の情報を得ることができるといったメリットがあります。最新の技術になればなるほど、この視察旅行は非常に重要なものとなるでしょう。

しかし視察旅行を行うとなると、ある程度費用や時間を必要とします。海外へ視察を行う場合は、なおコストがかかります。

せっかくの貴重な視察旅行の機会を無駄にしないためにも、事前に何を目的に視察を行うのか、明確にしておくことがカギになります。

視察旅行の目的は?特に海外視察は明確にしないと経費にできない場合も!

視察の目的をどう明確にするか

視察旅行を行うことで、次のビジネスチャンスにつながるヒントを得ることができると同時に、うまく実施することで節税対策にもなります。そのためにも「視察」の目的は、より具体的に明確にしておきましょう。

例えば、「OO技術を持つ工場を視察」という目的で視察旅行を行うのであれば、「XXの製品化に必要なOO技術をさがす」といったところまで踏み込んで設定することです。

また「各工場のメリット・デメリットを探す」、「質問リストを作成しておく」など、目的達成までの行動まで明確化しておくと、より効率的に視察旅行を進めることができます。

またこれらの目的を事前に視察旅行へ参加するグループ全員で共有しておくことも重要。目的意識をもってそれぞれが視察旅行に臨めますよ。

海外への視察は経費がかかります。それだけに、きちんと経費計上したいという企業は多いはず。特に海外視察の場合、国税庁のチェックが厳しくなるので要注意

一部の議員に対し、「物見遊山で海外視察」「税金の無駄遣い」など、厳しい目が向けられていることも事実。観光目的と思われないように、視察の目的に沿った旅程や視察レポート、写真、資料などをきちんと残しておくことが重要です。

これで完璧!海外視察旅行の準備

海外視察の準備

まとまった人数で海外へ視察旅行に行く場合、旅行会社との窓口になって準備を任される幹事としては不安がいっぱい!経費として計上する必要があるため、気が抜けません。

海外への視察旅行の幹事を任された場合の準備のポイントをまとめました。

訪問先のリサーチ

事前に訪問先をリサーチ

今の時代、インターネットや雑誌などで調べればある程度の情報収集はできてしまいます。目的を明確にした後は、その目的に沿って徹底的に下調べを行いましょう。

リサーチを行う上で、訪問を予定している相手先を調べておくのは最も重要です。ホームページ上で得られる表面的な情報であっても、事前に知っておくことは訪問する上で最低限のマナー。

訪問先のリサーチで意識しておくポイントは下記の様なものが挙げられます。

  1. 視察先の商品・技術について
  2. 特許出願を予定している場合
  3. ビジネスの慣習や文化の違いについて
  4. 視察先の住所や交通事情

それではそれぞれを詳しく解説していきましょう。

視察先の商品・技術について

商品・技術の下調べ

まず真っ先に調べるのが、訪問先の商品・技術についてでしょう。ホームページでわかる範囲で調べた後、実際に訪問した際には何を質問したいのかリストアップしておきましょう。

見本市・展示会などに参加する場合は、まずは参加企業の一覧を展示会のホームページでチェック。気になる企業のリストアップをします。

商品・技術に関しては、特許取得の有無も重要な情報です。特許を取得または出願中の場合は、ホームページに記載してあることが大半なので、事前にチェックをしておきましょう。

また、J-PlatPatのHPではその特許がどのような技術なのか公開されています。細かな技術の詳細などまで調べることができるので、ぜひ活用してみましょう

特許出願を予定している場合

特許についてのリサーチ

自社が持つ技術と、他者の技術を掛け合わせ、さらに高度な発明や商品開発を行う場合、新たに開発した製品の特許化も考えなくてはいけなくなるかも知れません。

特許の出願は自分で行うこともできますが、多くの場合は特許事務所(弁理士)に代理出願を依頼します。しかし一概に特許事務所と言っても所属弁理士の専門分野によって、対応できる分野が限られています。

団体旅行ナビの姉妹サイトである「特許出願ラボ」では、複数特許事務所の対応分野や費用を簡単に比較できるので、特許出願の際はぜひ利用してみましょう。

また新商品開発をする場合、既存の特許を侵害してしまう可能性もあります。自社の商品が侵害しないかをチェックする「特許調査」というものあるので、気になる人は特許事務所に依頼をするのもいいかもしれません。

特許出願ラボ

特許調査の依頼先10選!(東京)

引用元:特許出願ラボ

特許調査について詳しく解説されていますので、ぜひ参考にしてください。

ビジネスの慣習や文化の違いについて

ビジネスの商習慣が異なる海外

海外視察の場合、日本での常識やビジネスの慣習が異なる場合も多くあります。国内での商取引きとはマナーが異なる場合もあるので、事前に調べておくと良いでしょう。

海外に限らず、国内でも業種によっては暗黙のルールがあったりします。特に製造を依頼する場合、最小ロットは業種や商材によって、平均的な数は異なってくるでしょう。

事前リサーチで分かる範囲には限りがありますが、過去に取引の経験がある日本の企業などが情報を発信している場合もありますので、一度インターネットで調べてみましょう。

また同業種内で既に取引をしている企業もいるかも知れません。自社のネットワークを使ってリサーチすることも有効な手段でしょう。

視察先の住所や交通事情をリサーチ

現地の交通事情をリサーチ

これは言わずもがなですが、複数工場を持つ企業や海外での視察訪問の場合は特に注意が必要です。

公共の交通手段がない場合もよくあること。貸切バスなどを現地でチャーターしていく場合、企業機密があるため事前申請がないと入れないというケースもあります。

団体旅行として旅行会社にオーガナイズしてもらう場合は心配ないですが、そうでない場合はしっかりと事前に調べておきましょう。

海外視察スケジュールの確認

視察スケジュールの確認
Gantt chart and pen

複数の訪問先がある場合や、国際見本市・展示会を視察する場合、余裕を持ってスケジュールを組む様にしましょう。

現地での質問や商談などで、見立てよりも時間が伸びてしまうことがあります。また慣れない土地での移動も伴いますので、思いがけないトラブルが起こることもあります。

ある程度余裕を持ってスケジューリングをし、せっかくの視察の機会を無駄にしないようにしましょう。

特に日本とは交通事情が異なることが多い海外。貸切バスのチャーターなど効率よく移動できるよう準備がおすすめです。

海外視察での宿泊先確認

宿泊先の確保

訪問先が決まり、日程も決まったら宿泊先さがしとなると思います。連日視察を行う場合は、そのホテルからのアクセスはどうか、チェックイン・アウト時間は大丈夫かなどを事前に調べておく必要があります。

基本的なことですが、宿泊先選びで失敗してしまうと肝心の視察が台無しになる可能性もあるので、しっかりと確認をしてから宿選びを行いましょう。

視察先が大都市ではない場合、個人で宿を探すと「思っていたのと違う!」というトラブルもしばしば。法人向けの旅行会社にまとめてお願いするのが最もスムーズですよ。

海外への視察旅行は法人向けの旅行会社にまとめてお任せ!

海外への視察旅行まとめ

今回は視察旅行のポイントについてまとめました。技術の革新と共に、視察旅行の重要性は高まってくるでしょう。

また今はインターネットで情報を見つけやすい一方で、情報が多すぎて、信頼できる情報に辿り着くのが難しい場合もあります

視察旅行で実際に自分の目で見ることは、大きな決断をする上でも大切なことかもしれません。

しかし視察旅行は準備から非常に手間がかかるものです。特に海外への視察となると、通訳の手配から訪問先のアポイントメント、スケジュール管理まで全て自分で行わなくてはなりません。

事前準備や現地での雑務に追われてしまって本業が疎かになってしまっては、視察旅行の全く意味がなくなってしまいます。

その点、「団体旅行ナビ」には法人向けの担当者だけが大集結!業務渡航のプロに一からアレンジしてもらうことで、視察旅行で見落としがちなポイントもアドバイスしてもらえますよ。

目的の視察先を伝えれば、最も効率的に動けるルートやおすすめのホテルなどを全て手配してくれます。外国の場合は通訳の手配など細かなところまでのサポートOK!

視察旅行が決まったら、気軽にご相談ください。

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