「ゼミ合宿」、その目的は「集中して勉強すること」「ゼミ仲間との交流を深めること」の2つに尽きるのではないでしょうか?

環境を変えての勉強は、確かにはかどるはず。そして、合宿だからこそできるBBQや夜通しのコンパ、ハイキング、観光・・。
1日を共にワイワイと過ごすことで、教授を含めゼミ生の距離はぐっと縮まります!!

こうしたゼミ合宿を企画し、取りまとめるのが幹事さんの仕事。
どんなゼミ合宿になるかは、幹事さんの腕の見せ所とも言えます。

今回は、そんな幹事さんの仕事内容を見ていきます。

ゼミ合宿幹事の準備スケジュール(~3ヶ月前)

いつまでに何をしなくてはいけないのか・・、頭の中は「?」で一杯になりますよね。

幹事さんがやらなくてはいけない事項を、順を追って説明していきます。

1. 合宿の「目的」を決める

ゼミ合宿の目的はお勉強?

ゼミ合宿の目的、基本は「勉学に励み、親睦を深める」ですが、勉学に励むため、親睦を深めるためにどうするのか、ということを具体化します。

研究内容を掘り下げるために現地の学生と交流するとか、よりゼミ内の絆を深めるために、みんなで登山するとか・・。

ゼミ合宿でどんなことがしたいかアンケートを取っておくと、「目的」探しのヒントになります。
海水浴なら海、ハイキングなら山と、行き先を絞る上でも役立ちますよ。

2. 合宿の「日程」を決める

ゼミ合宿は、夏休み(8月~9月)や春休み(2月~3月)に1泊2日で合宿を行う場合が多いです。

日程を決める時はゼミ生の予定だけでなく同行する教授の予定も忘れずに確認を!
3、4年生は就活と重なる場合もあるので、情報共有アプリ(調整さんLINEスケジュールなど無料アプリがあります)などを使って、みんなで予定を共有するのがオススメです。

それから、ゼミ合宿の日程は第1~第3希望くらいまで決めておくようにしてください。
希望日に宿の予約が取れない可能性もあるので、もう一度日程調整する手間を省きましょう。

3. 合宿の「行き先」を決める

場所に固執せず、利用施設の予約ができるかどうかを重視すると、スムーズに決まります。(行き先は決まったけれど宿の予約が取れない、なんてことも)
そして、こちらも第1~第3希望くらいまでしっかり決めておくように!

ゼミ合宿の行き先は、都心からのアクセスが良い、避暑地や観光地が人気です。
千葉県静岡県熱海・伊豆)、長野県(軽井沢)など。
また、神奈川県箱根温泉)や山梨県(山中湖・河口湖)も定番ですね!

上記で挙げたようなところは、セミナーハウスや宿泊施設もたくさんあり、格安で利用できるところもあるのも魅力です。

大人数で泊まれるコテージ
大人数で泊まれるコテージはゼミ合宿の定番人気!
大浴場
温泉がある宿泊施設がいい!などの希望もおまかせください!

4. 参加人数の把握

部屋数や利用する交通機関を決めるので、全体の人数だけでなく教授は個室利用か、生徒は何人部屋か、というところまで把握しましょう。
男○人、女○人と男女別にも人数確認を。男女相部屋は困りますよね。

宿泊施設によっては後から部屋数を追加するのが難しいので、この段階では人数を多めに見積もります。

参加する大まかな人数が分かったら、そこから合宿予算をどれくらいにするか見当を立てましょう。
2泊3日の合宿なら、ひとり1万円〜2万円5千円程度が相場です。

5. 旅行会社に見積もりを取る

合宿が集中する8〜9月や、行楽シーズンに当たる3月〜4月は予約が取りづらくなるので早めの動き出しを!!
公共施設や体育館は、半年前から受付や抽選を行うところもあるので、こちらも要確認です。

<ワンポイントアドバイス>
宿や交通機関を自分たちで1つ1つ予約していくのは大変・・。

そこでオススメなのが旅行会社への一括見積もりです。
旅行会社を通すことで割引や特典も!!

会議室や体育館などの利用の相談にもまとめて乗ってくれるので、日程や予算の要望を出せばそれを丸ごと実行できるプランを提案してくれます。

「団体旅行ナビ」を使えば、無料で旅行会社へ一括見積もりできるので、初めの一歩にぜひお試しあれ!!

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ゼミ合宿幹事の準備スケジュール(~2ヶ月前)

1. 旅行会社と打ち合わせ、利用詳細決定

会議室や施設の利用と共に忘れてはならないのが、インターネット(Wi-Fi)やプロジェクターの確認。
また、コンパを行うなら会場や料理の準備も行います。(旅行会社に頼むとコンパ会場の手配もできます)

ハイキングなど、屋外でのイベントを企画しているなら、雨天時の日程も決めておきましょう。
雨が降ってしまっても、屋内でできるBBQ場や卓球台など備えた施設があるので、色々な楽しみ方がありそうです。

2. 契約

合宿プラン

参加人数を確定させて、旅行会社と契約をします。

その際は、キャンセル料はいつから発生し、幾ら程度かかるのか、しっかり把握しておくこと。
もちろん参加メンバーにも、キャンセル料が発生することを知らせます。

「団体旅行ナビ」を使えば、宿や会議室などだけではなく、交通機関もまとめて予約!
1つの窓口で全行程の予約が取れる、幹事さんの心強い味方です。

3. 集金、支払い

旅行会社への支払いは銀行振り込みが一般的です。
夏休みなど長期休暇に入ってしまうと集金の連絡が大変になるので、休み前にはお金は集めおきましょう。

それから注意点がもう1つ。
追加徴収は非難の的になります。少し多めに集金し、後から返金するようにして!

事前に支払いを済ませておけば、当日持ち歩くお金が少なくなるので幹事としても安心です。
みんなの協力を得ながら、きっちり支払いを済ませてしまいましょう。

4. 部屋割りや座席決め

宿泊施設の部屋割りや交通機関(貸切バスや電車)の席順、メンバーの役割分担などを決めておきます。

現地で席順をめぐって右往左往しないように、事前にきちんと割り振っておきましょう。

5. 旅程の決定(情報収集/しおりの作成)

合宿経験者たちは、「スケジュールはアバウトではなく、事細かく具体的に立てた方が良い」と言います。

合宿では、想定外の出来事がたくさん。
大人数で行動するということもあり、集合時間や集合場所はみんなに周知させることが大切です。

合宿の「しおり」には・・、

  • 合宿の目的
  • 参加者の名前(部屋番号や役割分担)
  • スケジュール
  • 持ち物
  • 各施設の住所や連絡先/緊急連絡先

といったことを書き込みます。

この他にも、現地の観光情報を盛り込むなど、思いのこもったしおりを作成してみてください。

ゼミ合宿幹事の準備スケジュール(1ヶ月前~)

1. ゼミ合宿に持って行くものを準備

個人で持って行くものの他に、ゼミ全体で必要なものをリストアップしておきます。

お酒など現地で調達できるか怪しい場合は、宅配便で送っておくのも1つの手です。(宅配の手配は基本的に自分たちで行うことになります)

2. 旅行保険への加入

保険への加入は任意ですが、万が一の場合に備えて入っておくことをオススメします。

値段は大体300円程度。
旅行会社によっては、すでにプランに含まれている場合もあるので確認してみてください。

3. 旅行会社との最終確認(チケット等の確認)

参加人数に変更が生じた場合は、早めの連絡を。利用日に近づくほど、キャンセル料は高くなります。

確認と共に、宿泊施設のアメニティーや利用施設の設備(シャワーや冷蔵庫など)を問い合わせておくと、役に立ちますよ。

ゼミ合宿幹事の準備スケジュール(当日~終了)

旅程やお金の管理

宿では、みんなから集めたお金はフロントに預けておくと安心です。
外出する際は、肌身離さず。

集金したお金は、自分の財布とは別の入れ物での管理が鉄則!!

報告書(レポート)の作成

来年の合宿幹事さんたちに、今回の失敗点や成功の秘訣を伝えましょう。

ゼミ幹事さんのお悩み相談

ゼミ合宿の施設

よくある幹事さんの質問をまとめました。

【Q】ゼミ合宿はどのぐらい前に準備・予約するべき?

【A】予定日の2〜3か月前には準備・予約するようにしてください。
人気の施設は、すぐに埋まってしまうので、お早めに。

【Q】会議室やWi-fi、プロジェクターなどの設備が整った合宿所がいい。

【A】利用施設を予約する際は、インターネット環境などを確認するようにしてください。
旅行会社にお願いすれば、希望の設備が整ったオススメの施設を紹介してくれます。

【Q】ゼミ合宿をキャンセルしたいです。キャンセル料はいくらくらいかかるのですか。

【A】ツアーとは違い、オリジナルのプランを組むゼミ合宿(受注型旅行と言います)は、契約直後からキャンセル料(予約の取り消し手数料)が発生します。
予約した施設や交通機関へのキャンセル料金はプランによって異なりますので、旅行会社へ直接問い合わせをしてくださいね。

旅行会社との契約は、いつから、どれくらいのキャンセル料が発生するのか必ず確認し、ゼミ合宿参加者の了承も得た上で行うようにしてください。

【Q】予算がないので、格安プランで行きたい!

【A】旅行会社に相談すれば、予算に合ったプランを提案してくれるので大丈夫。
会議室利用料無料などの特典を設けている場合もありますよ。

また早期申し込みや合宿シーズンをずらすことで、料金が若干安くなることもあります。
早めに旅行プランを立てておくと良いでしょう。

【Q】大学のセミナーハウスを予約するので、宿の手配は必要ないです。送迎バスだけ予約することはできますか。

【A】もちろん可能です。
貸切バスも大型、中型、マイクロバスなど、大きさや設備に種類があり、利用するバスの種類によって料金が異なります。

バスだけ自分で手配したい!という場合は「貸切バスの達人」へ!
複数のバス会社にまとめて見積りをとることができるので、ぜひご利用ください。

【Q】ゼミ合宿では、勉強の他にどんなことをやりましたか?

【A】BBQ、OBを招いてコンパ、花火などが定番ですね!
その他、高級旅館でランチ、登山、川下り、観光(街散策や牧場での体験ツアーお寺巡りなど)、海水浴(シュノーケリング、ビーチアクティビティ)など、旅行を楽しむプランもオススメです。

遊びと勉強が両立した、有意義なゼミ合宿プランを作りましょう!

ゼミ合宿幹事さんまとめ

幹事さんの仕事は大変です。
でも幹事の役を担った先輩たちは口を揃えてこう言います。「やって良かった。達成感が半端ない!!」「人が喜んでくれる顔を見るのが、こんなに嬉しいなんて・・」。

旅行会社も「ゼミ合宿」に向けた様々なサービスを提案しています。
だからこそ、旅行会社を上手に使って幹事の荒波を乗り越えましょう。

その先には、今までに体験したことのないような、達成感が待っていますよ!!

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