団体旅行幹事のお仕事

大人数をまとめる団体旅行・社員旅行の幹事は、個人旅行の企画とはまったく異なるやりかたで旅行を企画します。

貸切バスや新幹線の予約、大人数で泊まれる宿や食事場所の手配など、やることが多くてまったくわからない幹事さんも多いのでは?

10人や20人のグループ旅行は、個人手配よりも旅行会社に任せるのが基本です。
行き先や予算と決めて、旅行会社にプラン作りと各種予約手配をお願いできれば、幹事さんもラクチンですね♪

そこで、団体旅行の企画~旅行会社とのプラン作り~当日までの幹事さんの流れを徹底解説!

時系列でみる!団体旅行幹事のお仕事リスト

▼ ~3ヶ月前までにやること

1. 団体旅行の行き先候補を出す、アンケートをとる

参加者から、どこに行きたいか・何をしたいのかをアンケートしてみましょう。

団体旅行ナビ(2016年)をご利用いただいた幹事さんが選ぶ人気の行き先は、1位沖縄県2位北海道3位神奈川県箱根)。やはりビーチエリアや観光地、温泉が定番人気ですね。

1ヶ所に決められない!という場合は、2か所以上で迷っている…ということを旅行会社に相談しましょう!

≫国内団体旅行の行き先ランキング・オススメプラン
≫海外団体旅行の行き先ランキング・オススメプラン

団体旅行で行き先人気の沖縄県
北海道

2. 旅行の日程を決める

何月何日に行くのか、何泊するのかということを決めましょう。
国内団体旅行なら、1泊2日を希望する幹事さんが60%以上!海外団体旅行なら、2泊3日の日程が人気です。

3. 予算を決める

1人あたり、どれぐらいの旅行料金を負担できるのか、ということを確認しておきます。
旅行会社にプランを提案してもらっても、予算オーバーで参加者が集まらない…なんて自体は避けたいですね…!

社員旅行の場合は、あらかじめ決められた予算があるはずなので必ず事前に確認を。昨年の幹事から、社員旅行にかかった経費の一覧などももらっておくと準備しやすいでしょう。

団体旅行ナビしらべによると、団体旅行・社員旅行の一人当たりの予算は2~5万円と考えているグループが多数。行き先が海外の場合は5~10万円以下で行きたい!というグループが多いようです。
予算の目安にしてみてくださいね。

4. 現段階での参加人数を確認

旅行会社に相談しに行く前に、大体の参加人数を確認しておきます。

人数大幅に変わるようだと宿泊先や旅行料金も変更がでますので、最低何人~最高何人なのかを把握しておきましょう。

団体旅行の参加人数

▼ 3ヶ月~2ヶ月前

5. 旅行プランを探す(見積りをとる)~旅行会社の決定

旅行会社に問い合わせをして、プランと見積もり料金の取り寄せをしましょう。
団体旅行の場合は、個人ですべて手配するよりも旅行会社に任せた方が楽で確実です。個人手配よりも料金がお得になることも!

団体旅行ナビでは、団体旅行を得意とする旅行会社3社に一括でプランの問い合わせと見積もりを取ることができます。利用料金は無料!問い合わせをしたら、旅行会社からの返答を待つだけラクチン♪

旅行プランと見積もり料金を比較して、どこの旅行会社にお願いするか決めます。
「プラン内容が希望に沿っているか」「料金は予算に合致してるか」「担当者の対応」などを比較するのがオススメです。

≫団体旅行の見積もりがとれる旅行会社一覧

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▼ 2ヶ月~1ヶ月前

6. 旅行会社と打ち合わせ

具体的な団体旅行プランを決めるために、旅行会社と打ち合わせをします。
打ち合わせ方法は、電話や対面、社員旅行の場合は会社に担当者が来てくれることもありますよ!

この場で、「大人数で泊まれる宿がいい!」「20人で入れるオススメの食事場所を教えて!」など希望を伝えること。幹事さんと相談しながら担当者がプランを作ってくれます。

旅行会社と相談

7. 団体旅行プラン決定!

旅行会社と相談しながら、理想の団体旅行プランを作ります。(※パッケージツアーの参加も可能)
貸切バス(新幹線、電車)、ホテル、観光場所を決めたら、予約はすべて旅行会社にお任せしちゃいましょう♪

8. 参加者に案内状を送付

団体旅行の案内状を作って、参加者の出欠を取ります。ポイントは、きちんと返信の期限を決めておくこと!

【案内状の内容】

  • 旅行日時
  • 行き先
  • プラン内容(スケジュール)
  • 1人当たりの予算
  • 出欠の有無
  • 旅行中にイベントでやりたいこと(バスレク、宴会、ビンゴの景品など)
  • その他の要望
団体旅行の案内状

9. 最終参加人数確定

旅行会社との打ち合わせ時から、参加人数の変更があれば担当者に伝えましょう。
大幅に変更がある場合は、部屋割りや食事場所、貸切バスのタイプなどが変わる可能性があります。

10. 支払、団体旅行保険加入

旅行会社と契約をします。
このとき、キャンセル料や人数変更、プランの変更など不安要素はすべて相談しておくこと!団体旅行保険の加入も相談してみましょう。(加入者全員の氏名連絡先が必要か?代表者だけで良いのか?など)

▼ 1ヶ月前~

11. バスレク、宴会の企画

参加者の年齢や好みに合うようなバスレクを準備しましょう!乗り物酔いの防止にもなりますよ。
子供会や保育園の遠足なら、歌やクイズなど全員が楽しめるカンタンなゲームがオススメ。社員旅行の場合は、社員の自己紹介や景品をかけたゲームなら参加しやすいでしょう。

バスレクの準備が大変なら、バスガイドさんの依頼もご検討くださいね。

宴会中に余興やイベント、表彰式などの企画をしたいなら、幹事とは別に宴会担当を任命するのもオススメ。宴会の時間内に収められるよう、食事の時間~イベントまで簡単にタイムスケジュールを組んでおきましょう。

12. 旅のしおり作成

参加者に旅のしおりを配布すれば、旅行の楽しみも倍増するはず!
大人数旅行は、参加者をまとめるのも一苦労です。旅のしおりには、全員にスケジュールと注意事項の周知をさせる、という効果もありますよ。

【旅のしおりの内容】

  • 旅行日程(スケジュール)
  • 観光情報
  • バス座席・ホテル部屋割り
  • 持ち物リスト
  • 旅行中の注意事項
  • 緊急連絡先(幹事、旅行会社、宿、保険会社)
旅のしおり

▼ 前日

13. 最終確認、旅程の確認

幹事として、旅行全体の流れをおさらいするほか、参加者全員と集合時間や持ち物の共有をしておくこと!

▼ 当日

14. 幹事の挨拶、集合時間の周知

当日の朝は、集合時(出発時)に幹事からひとこと挨拶を。挨拶の内容は、必要事項を簡潔に伝えるくらいが良いでしょう。

【当日の挨拶内容】

  • 挨拶(おはようございます、ご参加ありがとうございますなど)
  • 幹事の自己紹介
  • 1日のスケジュール
  • 注意事項(集合時間厳守、ごみの始末、喫煙や飲酒など)

15. 宴会司会(挨拶、中締め、余興、2次会)

宿の大広間を貸し切っての宴会では、利用時間が決まっています。余興やイベントで長引かないように注意しましょうね。
また、ここでも旅行スケジュールの確認や翌日の出発時間の周知を忘れずに!

【宴会式次第】

  • 挨拶(幹事、上司)
  • 乾杯
  • 自由時間(お食事タイム)
  • 余興、イベント
  • 中締め・お開き
  • 2次会へ

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タイプ別!団体旅行・グループ旅行迷える幹事のQ&A

初めての幹事さん | 社員旅行の幹事さん | 学生グループの幹事さん | 家族グループの幹事さん

初めての幹事さん

【Q】みんなの意見がバラバラで、行き先が決まらない。どうしたらみんなが満足できる旅行になる?

【A】全員の意見を取り入れるのは難しいことです。時には多数決で決めるなど、少数派を切り捨てる勇気も持っておきましょう。

できるだけ満足度の高い団体旅行にするために、行き先は1ヶ所でもグループごとに複数のコースを考えて、自由に選択できるようにするのはいかがですか?
小グループごとに複数のコースを作りたい、ということをご相談くださいね。

【Q】どこの旅行会社を選べばいいの?信頼できるオススメの会社は?

【A】10人や15人以上の大人数での旅行は、団体旅行を得意とする旅行会社に頼みましょう。大人数で泊まれるホテルやレストランを提案してくれます。

また、やはり大手旅行会社を選ぶ安心感はあると思います。
中小規模の旅行会社でも、日本旅行業協会(JATA)や全国旅行業協会(ANTA)に加入しているかどうかという点や、キャンセル規定や弁済金などの質問に真摯に答えてくれるかどうか、といった点を気にしておくといいでしょう。

【Q】団体旅行って何人から?大人数だと割引はある?

【A】団体旅行ナビをご利用いただくグループは、11~20名の団体様が多いです。

電車や観光地で、何人から団体扱いになるのか?ということは各施設によって異なります。
団体旅行ナビから旅行会社に各種手配をお願いすれば、団体料金を案内してくれますのでご安心くださいね。

社員旅行幹事さん

【Q】毎年同じ社員旅行プランでつまらないと上司に言われた。どんなプランなら満足してもらえる?

【A】アクティビティや体験型プログラムを組み込んでみるのはいかがですか?
カヌーやラフティングなど、チーム力を高めるアクティビティや、酒造見学や陶芸体験など、非日常を感じられるプランで、マンネリした社員旅行を変えてみましょう!
オススメのプランを旅行会社と相談してみてくださいね。

社員旅行でアクティビティ

【Q】社員旅行に行きたくない、という社員が多い。どうしたら参加してもらえるかな?

【A】朝から晩までずっと団体行動をするプランだと、やはり気を遣います。
自由行動や、選択できるオプショナルツアーを用意してみるのはいかがですか?終日自由行動グループ、観光グループ、ゴルフグループ、エステ・スパグループなど、魅力的なテーマでプランを組んでみましょう。

また、宴会の余興や2次会も敬遠されがちではないでしょうか?無理やり出し物をさせるような宴会ではなく、みんなで楽しめるゲームを企画するのもオススメです。

【Q】ホテルの部屋割りやバスの座席割に気を遣う…。コツや決まりはあるの?

【A】ホテルやバスも、ランクの高い部屋や席があります。
ホテルは、エレベーターから遠くにある、一番奥の部屋を上級とするのが一般的です。ただしホテルによって異なるので、館内図をもらって、広い部屋を上司に充てれば良いでしょう。
バスは、運転席側の前方座席が上座とされます。前の座席で視界が遮られることが無く、窓からの景色を楽しめるからですね。

ホテルの部屋割りは会社の年次別に割り振るのが基本ですが、バスの場合は迷ったらくじ引きで決めてしまうのもオススメ。
普段は話さない社内の人とのコミュニケーションにもなりますよ。

大型バスの座席表:前方座席が上座
大型バスの座席表:前方座席が上座

学生グループ(サークル旅行・ゼミ合宿)幹事さん

【Q】とにかく安く行きたい!格安の団体旅行プランを提案してほしい。

【A】あらかじめ1人当たりの予算を決めて、予算内で行けるプランを提案してもらいましょう。
格安パッケージツアーもありますが、安すぎるプランにはご注意ください。
複数社のプラン料金と内容を比較して、慎重に選んでくださいね。

【Q】参加人数がぜんぜん決まらない…。いつまでに決めなくちゃいけない?支払い後に変更があったらどうなる?

【A】国内旅行なら1ヶ月前までに、海外旅行なら3ヶ月前には人数を確定してお申し込みください。

旅行代金支払後の人数変更は、取り扱い手数料やキャンセル料が発生する可能性があります。
旅行契約時に、人数変更についてかならず確認を取っておきましょう。

≫ゼミ合宿幹事さんのお仕事一覧はこちら

家族グループ幹事さん

【Q】友達家族とのグループ旅行なので、大人数でに泊まれるコテージを探しています。

【A】ご希望を旅行会社にお伝えください!希望エリア内で、最適な宿を提案してくれますよ。
リビング・ダイニングで集まってみんなで食事をして、寝室は家族別々などこだわりのポイントがあればどんどん相談してみましょう!

コテージ

【Q】幼児からおじいちゃんおばあちゃんまで世代がバラバラで、どこに行ったらいいかわからない。

【A】詳細な行き先が決まっていなくても、プランの取り寄せが可能ですよ!
都道府県の候補だけでも決めておけば、旅行会社から提案をさせていただきます。

3世代や親戚がみんなであつまって食事がとれる大広間を用意してほしい、お座敷ではなくテーブル席が良い、など相談しながら一緒にプランを作っていきましょう!

▼ グループ別!人気の行き先・プラン特集
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