失敗しない!ゼミ合宿の幹事必見のトラブル対処法付き「合宿幹事のマニュアル」

合宿幹事の仕事はやることが多くて大変ですよね。しかも、いろいろなトラブルが起こりがち!

なるべくトラブルを減らすには、事前の準備がとても大事です。

ゼミ合宿ではどんなトラブルが起きがちなのか。そのトラブルの対処法はどうすればいいのかをまとめてみました。

失敗しない合宿幹事のやり方は?

失敗しない合宿幹事のやりかた

ゼミ合宿の幹事さんはお仕事がたくさんあります。ゼミ合宿を失敗しないためには、まず幹事さんの仕事内容を詳しく確認しましょう。

合宿幹事さんがやることは、大きく分けて以下の6つがあります。

  • 目的や場所といった合宿内容の決定
  • 参加人数の確認
  • 予算の決定・管理
  • 合宿のスケジュール計画
  • 副幹事やレク係などの役割分担
  • その他、部屋割りなどの準備

それぞれの項目について、簡単ですが説明していきますね。

目的や場所といったゼミ合宿の内容決定

ゼミ合宿に行くことが決まったら、まずは「目的」「時期」「場所」を決めなくてはいけません。候補が多い「行き先」については下の記事に詳しくまとめてあるので、ぜひ参考にしてください!

≫もう迷わない!ゼミ合宿の内容から場所、プランまで徹底解説

参加人数の確認

ゼミ合宿の内容がだいたい決まったら、次は大まかな参加人数を把握しましょう。人数によって利用する交通機関や部屋数が変わります

予算の決定・管理

ゼミ合宿の内容と人数が決まったら、旅行会社に見積もりを取りましょう。旅行会社を通すことで受けられる割引や特典も色々あるので、まずは問合せするのが吉!

合宿のスケジュール計画

ゼミ合宿の内容が決まったら、当日のスケジュールもしっかり計画しておくと安心です。

副幹事やレク係などの役割分担

幹事さん一人で全ての仕事をこなすのは難しいです。仲間を頼りましょう!副幹事や会計係、レク係、買い出し係、片付け係などを決めておくとゼミ合宿がスムーズになります。

その他、部屋割りなどの準備

現地で余計な時間を使わないために、宿泊施設の部屋割りなどは事前に決めておきましょう。

細かいことまで決めなくてはいけない合宿幹事さん。何をいつごろ決めればいいのか、戸惑うことも多いと思います。

そんな合宿幹事さんも安心の、準備スケジュールを用意しました!ぜひこちらの記事も見ておきましょう!

≫合宿の幹事になってしまったら?みんなの準備スケジュール

ゼミ合宿幹事あるあるのトラブル&対策マニュアル

ゼミ合宿幹事あるあるのトラブルと対策

どんなに入念に準備しても、トラブルは起きてしまいがち。特に、ゼミ合宿で初めて幹事をやる人は不安でいっぱいだと思います。

ドタキャンが起きたらどうすればいいの?お金のトラブルはどうすれば防げるの?そんなゼミ合宿幹事あるあるのトラブルと、そのトラブルの対処方法をまとめてみました

  1. ゼミのメンバーが多くて、日程調整が上手くいかない
  2. 日程調整に回答した人から集金しようとしたら「参加する予定はない」と言われた
  3. キャンセルするメンバーと費用に関して揉めた
  4. 飲み会で食べるものを現地調達したら予算オーバーした
  5. ドタキャンが発生した
  6. ゼミ合宿の日程に台風が直撃しそう
  7. 集合時間に遅れてくる人がいる
  8. 集合場所への道が分からず迷子
  9. 勝手にフラフラ行動する人がいる
  10. ゼミ合宿中に使う道具を忘れる人がいた
  11. 施設の設備が足りなかった
  12. 食物アレルギーで体調を崩すメンバーが出てしまった
  13. 飲み会でのトラブルが怖い
  14. 酔いつぶれる人が出た
  15. 施設の備品を壊してしまった
  16. 事故や事件が発生した
  17. 体調不良で幹事が参加できなくなった

たくさんあって大変かと思いますが、ぜひ最後まで目を通してみてください!

ゼミ合宿幹事さんの困った!を解決

合宿幹事さんの悩みを解決

ゼミのメンバーが多くて、日程調整が上手くいかない

スケジュール調整をするアプリやサイトを使うと簡単です。「調整さん」「LINEの日程調整」などは簡単に出欠表が作れるのでおすすめですよ。

日程調整に回答した人から集金しようとしたら「参加する予定はない」と言われた

日程調整に回答した=参加表明と考えていない人もいます。ゼミ合宿参加者だけのLINEグループなどを作って、誰が合宿参加者か分かりやすいようにしましょう。

キャンセルするメンバーと費用に関して揉めた

キャンセル料に関するトラブル

合宿旅行のキャンセル料の仕組みは、個人旅行の仕組みと違います。旅行会社と打合せする時点で確認して、参加者を募集する際にあらかじめキャンセル料の説明をしておきましょう。

飲み会で食べるものを現地調達したら予算オーバーした

飲み会の費用に限らず、予算は多めに見積もっておきましょう。お金が余っても、合宿終了後に返金すれば大丈夫です。

ただし、あらかじめ参加者には多めに集金していること、余ったお金はきちんと返金することを伝えましょう

ドタキャンが発生した

まずはキャンセルが分かった時点で旅行会社に連絡しましょう。打合せの時点で、キャンセルが発生した時の対応を確認しておくと安心ですよ。

キャンセルしたメンバーには、キャンセル料について連絡しましょう。事前にキャンセル料の説明をしておくとスムーズにいきます

もちろん、ドタキャンが起きないことが一番ですよね。以下の方法で事前にキャンセル対策をして、少しでもドタキャンを防止しましょう!

  • 事前に参加費を集金しておく
  • キャンセルについてあらかじめ説明する
  • キャンセル料発生前に、再度出欠を確認する

ゼミ合宿の日程に台風が直撃しそう

ゼミ合宿の日に台風が直撃しそう

安全なゼミ合宿になることが一番重要です。天気予報がわかった時点で、教授やほかのメンバーとしっかり相談しましょう。

交通機関が止まった場合、基本的に費用は全額返金されます。旅行会社からの指示を確認しましょう。

気を付けたいのは交通機関が動いている場合。「電車は動いているけど、危ないからゼミ合宿は中止にしよう」こんなときは旅行者都合のキャンセルという扱いになるので、キャンセル料が発生します

帰りの日に台風が直撃して延泊することになったら、宿泊費や旅費は旅行者負担になります。天候不良時のトラブルに対応してくれる旅行保険もあるので、いざというときのために保険に加入しておくことをおすすめします。

集合時間に遅れてくる人がいる

時間に余裕を持ったスケジュールにしておくと、トラブルがあったときも対処しやすいです。前日に「明日は〇時に〇〇集合」とリマインドを流しておくのも有効ですね。

また、集合場所はとにかく分かりやすい場所か、全員が知っている場所にしましょう。集合場所をマークした地図をリマインドとして共有しておくと、さらに分かりやすくなります。

集合場所への道が分からず迷子

合宿先で迷子になった

方向音痴の人向けに作られた地図アプリ「Waaaaay!」や、ARナビが進むべき道を教えてくれる「ドコモ地図ナビ」などを利用するとグッと迷いにくくなります。

勝手にフラフラ行動する人がいる

メンバーの中には団体行動が苦手な人もいると思います。スケジュールの中に自由時間を設けておいて、「自由時間に来れるから、今は決められた行動をしてほしい」と説明しましょう。

ゼミ合宿中に使う道具を忘れる人がいた

合宿で忘れ物をした

ゼミ合宿中は、フィールドワークをはじめ様々な場面で特別な道具が必要になりがち。あらかじめ持ち物確認リストを配布して、忘れ物を減らしましょう。

ゼミ合宿前日にリマインドを流してもいいでしょう。

施設の設備が足りなかった

まずは宿の人に足りない設備を借りられるか相談してみましょう。人気の設備は「会議室」「プロジェクター」「Wi-Fi」「ホワイトボード」など。忘れずに要望を出しておくことが一番大事です。

バーベキューをプランに入れている場合なども、設備の確認を忘れないようにしましょう。

食物アレルギーで体調を崩すメンバーが出てしまった

薬を持っているようなら飲んでもらいます。症状がひどい場合はすぐに救急車を呼びましょう。

食物アレルギーは最悪命にかかわります。あらかじめメンバーのアレルギーについて確認し、必ず旅行会社と宿泊先に連絡するようにしましょう。

飲み会でのトラブルが怖い

合宿の飲み会でトラブル発生

ゼミ合宿中の飲み会で起きる可能性の高いトラブルは「一気飲み」と「未成年の飲酒」です。お酒が入る前に、メンバー全員と「一気飲み禁止」「未成年の飲酒禁止」などのルールを確認しておきましょう。

ソフトドリンクやおつまみをたっぷり用意して、お酒が苦手な人でも楽しめる準備をすることも大切です。

酔いつぶれる人が出た

まず酔いつぶれた人の介抱をしましょう。ゆっくり寝かせてあげてください。

対策として、あらかじめソフトドリンクを多めに用意しておきましょう。お酒は少し足りないくらいの量で十分です。お菓子やおつまみを多めに用意して、酔いにくい環境を作っておくと良いでしょう。

施設の備品を壊してしまった

備品を壊した

施設の人に事情を説明して、まずは謝罪しましょう。壊したものについてはきちんと弁償しましょう。

国内旅行中の様々な事故について保証してくれる、国内旅行保険や国内旅行傷害保険という保険があります。これらの保険に加入しておくと、いざというときに困りません。クレジットカード付帯の保険もあるので、出発前に確認しておくと安心です。

事故や事件が発生した

とにかくメンバーの安否を確認しましょう。必要であれば、すぐに警察や病院に連絡してください。迷ったらすぐ教授や近くの人に頼りましょう

いざというときのため、緊急時の連絡先リストを作っておくこともおすすめします。

前述の国内旅行保険や国内旅行傷害保険は、事故が起きたときも対応してくれます。必ず加入しておきましょう。

体調不良で幹事が参加できなくなった

あらかじめ副幹事を決めておいて、万が一のときもスムーズに交代できるようにしましょう。仲間や教授への連絡はもちろんですが、旅行会社への連絡を忘れないように注意が必要です!

このように様々なトラブルがありますが、特に気を付けたいのが金銭関係のトラブル。事前にキャンセル料や集金方針を説明すること、理由をはっきり説明することで防げるトラブルも多いです。

あらかじめ下の記事でキャンセル料について確認しておくことをおすすめします!

≫参加者全員が知っておくべき団体旅行「キャンセル料」のすべて

合宿幹事の仕事は大変ですから、困ったことがあったら迷わず旅行会社に相談しましょう。合宿の内容が変わりそうなことが起きたら、とにかく旅行会社に連絡です!幹事さんは念のため、営業時間外の緊急連絡先も確認しておくといいですよ。

ゼミの仲間や教授もきっと幹事さんを助けてくれます。

頑張ってゼミ合宿を成功させましょう!

【保存版】デキるゼミ合宿幹事マニュアルまとめ

【保存版】デキるゼミ合宿幹事マニュアルまとめ

ゼミ合宿の幹事さんはやることが多くて、とても大変なお仕事です。一人で全部決めて、施設の手配をして、と行動するのは思った以上に大変なものです。

なにかと忙しい合宿幹事さんは、ぜひ旅行会社に頼りましょう!旅行会社には、ゼミ合宿をはじめとした団体旅行のプロが揃っています!トラブルが起きたときも、旅行会社に頼んでいれば幹事さんを助けてくれるので、安心してゼミ合宿に行けますよ。

面倒なことは旅行会社にお願いして、少しでも合宿幹事さんの負担が少ないゼミ合宿にしましょう!

▼合宿旅行幹事さんお役立ち情報

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ゼミ合宿は初めてという方でも成功させるコツは、合宿旅行のプロに頼ること!面倒な手配はまとめてお願いし、幹事さんもゼミ合宿に集中できるように準備しましょう。

「親睦がメイン」「グルメ要素多め」「アクティビティを追加したい」などのアレンジも可能ですので、どんどん旅行会社にリクエストしましょう。

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  1. Webからは24時間受付、空いている時間に依頼OK!
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  2. 各旅行会社からプラン・見積りが届きます。
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  3. 気に入ったプランを提案してくれた旅行会社と契約!
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