社員旅行の企画段階から旅行に行くまでに、団体旅行ナビ編集部幹事のした事・困った事・反省点などをすべてご紹介！
旅行会社『東武トラベル』さんにもご協力いただき、幹事の疑問・不安・心配にすべて答えてもらいました！
5/16 社員旅行準備開始！
突然、社員旅行の幹事を頼まれ、その1週間後、1回目のミーティング。
とりあえず、議題は【社員旅行のテーマ】【日程】【行き先】【費用】【企画内容】。
Point.1
まずは社員旅行のテーマを決定
社員旅行といえば、行き先や旅行中のイベントが気になるところ。
でもなかなか決められないところでもあるはず。
まず社員旅行のテーマを決めると、社員旅行のイメージも固まって、企画が立てやすくなりますよ。
5/21 社員旅行の日程＆行き先決定！
日程は、7/7～7/8に、行き先は沖縄に決定！さらにイベント企画の詳細を打ち合わせ。
社員旅行の行き先が沖縄になった理由は「どうせだったら、思いっきり遊びたい！」という気持ちから。
早速、【団体旅行ナビ】で、無料一括見積り請求。
今回は東武トラベルさんにお願いすることになりました。
Point.2
無料一括見積で旅行会社を決定！
団体旅行ナビなら、一度に複数の旅行会社に見積り依頼が可能。
希望に合った旅行会社をしっかり選べて、相談にのってくれるから幹事も安心！
6/15 旅行会社と初の打ち合わせ
東武トラベル東東京支店さんとの打ち合わせ。
希望日程ギリギリでの申し込みだったため、ホテルも航空券も取れず、日程変更。
やっぱり旅行会社への早めの相談は重要だと改めて実感…。
- 行き先
- 日程
- 参加人数
- ホテルの部屋割り
- イベント企画
など相談しました。
ギリギリでの申し込みで、旅行会社さんも大変な中、色々調べていただきました。
ありがとうございました、斉藤さん！
Point.3
旅行会社と直接打ち合わせ
直接会って打ち合わせをすると、メールで何度もやり取りをするよりずっとスムーズ。
ちょっとした希望でも伝えることで、何通りもプランを提案してもらえるから幹事は楽チンです。
旅行会社との打ち合わせで受け取ったモノ
旅行会社さんにいただいた見積書・旅程表に記載されていた項目をご紹介。
実際に見積を取ってみると、料金など詳しく書かれているので、幹事初心者でも安心です。
■ 見積書(旅行条件書)
- 団体の名称、人員、旅行期間、旅行日程など
（団体名、申込人員、旅行期間、旅行日程、旅行代金、お申込金、残金の支払い、銀行口座） - 旅行代金に含まれるもの
- 旅行代金に含まれないもの
- 旅行契約の解除、参加人員の変更にともなう一部人員にかかる契約の解除
- 旅行条件の基準日
■ 旅程表
- 利用便：便名・出発時間
- 日程
- ホテルの案内：ホテルの連絡先、食事の時間と場所
- 食事
- レンタカーの案内：レンタカー会社の連絡先、予約名、日数、台数
- 航空券の案内
- その他の案内（食事券などについて）
6/22 社員旅行企画発表！
幹事さんが困るポイントの一つといえば、旅行中のイベント。
今回の社員旅行のテーマが「一体感」ということで、メンバーが力を合わせて行うイベントを企画しました。
東武トラベルさんには、グループ行動の際のオススメプランも提案していただきましたよ。
決定した企画をみんなに発表。
企画発表時のみんなの反応は、盛り上がりに欠けているようで、少々先行きが不安…。
後日なんとか、グループごとにミーティングが開かれるように。
ギリギリでの申し込みで、旅行会社さんも大変な中、色々調べていただきました。
ありがとうございました、斉藤さん！
Point.4
グループ分けはいつもと違うメンバーで
いつものメンバーで行動したほうが楽。
という声もあるようですが、せっかくだから普段仕事であまり関わらないメンバーでグループ分けを。
イメージとは違った一面を発見したりできるはず。
6/26 宴会場（居酒屋）などもろもろ決定
旅行気分も高まりつつあり、お楽しみの宴会会場選び。
やっぱり旅行に行って、どこで何を食べるかはみんなの気になるところ。
せっかくだから、幹事としてはいいお店を選びたい！！下調べは念入りに。
今回の宴会会場選びのポイントは沖縄料理＆アットホームな雰囲気。
Point.5
宴会は会場選びが重要！
社員旅行の楽しみといえば、やっぱり宴会！もちろん予約は忘れずに。
郷土料理が食べられたりライブがあるなど、こだわってみては？
料理もコースで頼んでおくか、何品か注文しておくことがオススメ。
注文してもなかなか運ばれてこない！なんてことがないように事前に頼んでおけば、幹事さんも安心して宴会を楽しめます。
7/3 旅行会社さんと最終打ち合わせ
今回で東武トラベルさんとの最後の打ち合わせ。
航空券をいただいて、仕事中も旅行気分に。
旅行中のハプニングでも慌てないよう、最終確認はしっかりしておくことがポイントです。
旅行1週間前に確認・したこと
- 当日の集合場所・時間の確認
- 持ち物
- 買い出し
- 宴会会場までの移動手段
- アクティビティなどの予約
- グループ取材発表で使用するプロジェクターなどの予約確認
Point.6
全体の流れを最終確認！
旅行会社との最終打ち合わせでは、旅行会社にお願いしたことがキチンと予約させているかを改めて確認を。
打ち合わせでは航空券やホテルのパンフレット、ホテルのクーポン券などを受け取ります。
7/6 社員旅行前日
社員旅行のしおりも作って、みんなに渡さなきゃと思ってるうちに、前日に…。
みんなギリギリになって、すみません。
幹事はみんなの連絡先の確認・チケットや資料などの忘れ物がないか、持ち物の確認はしっかりしておきましょう。
当日の集合場所・時間を、もう一度みんなに連絡しておくと安心です。
Point.7
絶対に忘れちゃいけないモノコトの確認
もう明日は旅行当日！というときに確認しておくのは、やっぱり持ち物。
航空券などのチケット類はもちろん、カメラ・ビデオ、ゲームの賞品などなど。
当日の集合場所や時間もキチンと改めて連絡しておきましょう。
社員旅行準備のポイント！
社員旅行準備で大切なポイントは、事前の準備をしっかりしておくこと。
社員旅行幹事をやって実感したのは、旅行会社への相談は早めに！！ということ。
今回、旅行会社への相談が遅くなってしまったため、希望の航空券が取れず、強行日程になってしまいました…。
まずは、旅行会社に問い合わせてみることが、オススメです。
社員旅行のQ&A 旅行会社さんに聞いちゃいました！
【Q】旅行会社に相談に行くとき、何を決めておけばいい？
【A】日程（時期）・行き先・参加人数・予算が決めてあれば問題ありません。
どんな内容の旅行にしたいのか、大まかなイメージでも決まっていれば、さまざまなご提案もしやすくなります。
【Q】直接会っての打ち合わせは何回くらいすればいい？
【A】契約時と最終打ち合わせの、最低2回必要になります。
それ以外にも、ご要望にお応えして打ち合わせはすることができます。
【Q】社員旅行の申し込みはいつまでにすればいい？
【A】国内旅行は1ヵ月前までに、海外旅行なら2ヵ月前までにお願いします。
ただし、繁忙期などは予約をお受けすることができない可能性がありますので、できるだけ早いお問い合わせがオススメです。
【Q】なかなか意見がまとまらないいんだけど、団体旅行にオススメのプランやイベントを提案してもらうことはできる？
【A】もちろん、できますよ。
旅行の時期や参加人数などに合わせて、提案させていただきます。
調整などもいたしますので、早めにご相談ください。
沖縄への社員旅行は「団体旅行ナビ」にお任せ！
